Dokumenty stanowią zapis wielu działań podejmowanych w trakcie prowadzenia działalności, od ustaleń z klientami po wewnętrzne decyzje i rozliczenia. Ich znaczenie nie zawsze jest widoczne w chwili zaprojektowania pliku. Dopiero po kilku miesiącach może pojawić się wymaganie sprawdzenia szczegółów umowy, odszukania załącznika lub ustalenia, na jakiej podstawie podjęto określoną decyzję.

Właśnie dlatego sposób porządkowania dokumentacji powinien uwzględniać nie tylko i wyłącznie bieżące potrzeby, niemniej jednak także sposobność odtworzenia wcześniejszych zdarzeń. Program do zarządzania dokumentami może łączyć pliki z konkretnymi sprawami, rejestrować daty ich dodania i przechowywać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności. Przy podejmowaniu struktury danych warto rozróżnić dokumenty opisujące ten sam temat od dokumentów, które w rzeczywistości należą do jednej sprawy. Przykładowo, kilka umów może dotyczyć tego samego kontrahenta, ale każda z nich mieć inny termin obowiązywania, zakres i historię przeróbek. Umieszczenie wszystkich materiałów w jednym folderze nie za każdym razem wystarcza. Potrzebne są takie oznaczenia, które pozwolą rozpoznać różnice bez konieczności otwierania każdego pliku. Istotne jest także regularne sprawdzanie poprawności opisów, ponieważ błędne przypisanie dokumentu może utrudnić jego odnalezienie dosłownie wówczas, gdy sam plik został zachowany.

Organizacja obiegu dokumentacji wiąże się z określeniem zasad przekazywania informacji wśród osobami i działami. W niektórych procesach dokument przechodzi przez kilka etapów sprawdzania, w innych wystarczy jego rejestracja i zapisanie w odpowiednim miejscu. Warto ustalić te różnice przed wprowadzeniem wspólnych procedur. O ile wszystkie materiały będą wymagały takiej samej liczby akceptacji, łatwe zadania mogą niepotrzebnie się wydłużać. Z kolei brak sprawdzeniu przy dokumentach wymagających formalnego zatwierdzenia może prowadzić do wykorzystania niekompletnych lub nieaktualnych danych. Administrowanie dokumentami i archiwizacja obejmują również postanowienie, co dzieje się z plikiem po zakończeniu danego etapu. Dokument może zostać przekazany do realizacji, uzupełniony o dodatkowe informacje lub wycofany z dalszego obiegu. Każda z owych sytuacji powinna być należycie oznaczona, by użytkownik wiedział, czy ma do czynienia z wersją roboczą, aktualną czy nieobowiązującą. W praktyce przydatne jest również zachowanie informacji o powodach wprowadzenia przekształceń. Sama data zmian nie tłumaczy, dlaczego zmieniono tekst i kto podjął taką decyzję. Przy dokumentach związanych z zamówieniami, reklamacjami lub rozliczeniami taki kontekst może mieć znaczenie podczas późniejszego wyjaśniania przebiegu sprawy.

Osobnym obszarem jest przygotowanie dokumentacji do długotrwałego przechowywania. W tym przypadku trzeba rozpatrzyć nie tylko miejsce zapisu, lecz również możliwość odczytania plików po wielu latach. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować zasoby według dat, kategorii, numerów spraw a także innych opisów, ale nie zastępuje sprawdzeniu jakości oszczędzonych materiałów. W trakcie przenoszenia starszych dokumentów mogą ujawnić się braki w załącznikach, niezgodności między nazwą pliku a jego treścią albo kilka kopii różniących się pojedynczymi zapisami. Nie każdą powtarzającą się kopię powinno się w sposób automatyczny usuwać. Jedna wersja może zawierać podpis, adnotację albo potwierdzenie odbioru, których nie ma w pozostałych egzemplarzach. Dlatego przed porządkowaniem większego zbioru trzeba określić zasady rozpoznawania duplikatów i sposób postępowania z dokumentami o niejasnym statusie. Przy skanowaniu papierowych akt znaczenie ma kolejność stron, czytelność tekstu a także zgodność pliku z oryginałem. Automatyczne rozpoznawanie tekstu może ułatwić szukanie konkretnych informacji, lecz błędnie odczytane numery, daty czy nazwiska wymagają korekty. W sytuacji materiałów o istotnym znaczeniu formalnym zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka pominięcia albo zniekształcenia danych.

Na organizację archiwum wpływają też zmiany przepisów, struktury organizacyjnej a także używanych narzędzi informatycznych. Dokumenty mogą być przechowywane przez różnorodne okresy, zależnie od ich rodzaju i obowiązujących założeń. Z tego względu potrzebne są zasady określające moment rozpoczęcia okresu przechowywania, sposób jego kontrolowania oraz warunki usuwania materiałów. Nie powinno się przyjmować, że zakończenie współpracy z klientem albo zamknięcie projektu w sposób automatyczny znaczy sposobność zniszczenia całej dokumentacji. Część plików może nadal podlegać obowiązkowi zachowania albo być potrzebna w związku z trwającymi rozliczeniami. Równocześnie dostęp do archiwum powinien odpowiadać zakresowi zadań użytkowników. Prawo do przeglądania dokumentów nie musi oznaczać prawa do ich edycji, pobierania czy usuwania. Ważne jest też postępowanie w sytuacji zmiany stanowiska albo odejścia osoby, która uprzednio odpowiadała za dane materiały. Odrębnej testom wymagają kopie zapasowe i możliwość odtworzenia plików po awarii. Przy wieloletnim przechowywaniu należy ponadto sprawdzać, czy używane formaty nadal można otworzyć i czy przenoszenie dokumentów do nowych systemów nie zmienia ich treści ani niebagatelnych właściwości. Takie działania stanowią część utrzymania dokumentacji, a nie tylko jednorazowy stopień jej uporządkowania.

Polecam: rejestracja czasu pracy pracownika.