Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa wystawiają, odbierają i przechowują dokumenty sprzedażowe. Sama zmiana nie ogranicza się jednakże do przesłania faktury do systemu. W praktyce ważne staje się połączenie KSeF z programem finansowo-księgowym, systemem sprzedażowym lub innymi narzędziami używanymi do obsługi dokumentów.

To właśnie w tym miejscu pojawia się integracja KSeF, której zakres może być różny zależnie od wielkości organizacji, liczby faktur a także sposobu prowadzenia rozliczeń. Przy niewielkiej liczbie dokumentów część czynności może być wykonywana ręcznie, jednakże przy większym obrocie ręczne przepisywanie danych szybko staje się czasochłonne i zwiększa ryzyko pomyłek. Znaczenie moraz sposób obsługi korekt, faktur odrzuconych czy dokumentów wymagających dodatkowej weryfikacji, ponieważ właściwie każdy z owych przypadków może wymagać innego działania po stronie użytkownika.

Integracja z KSeF nie polega tylko na technicznym połączeniu dwóch systemów. Najpierw należy określić, jakie informacje mają być przekazywane, w którym momencie ma następować wysyłka a także gdzie użytkownik powinien widzieć status dokumentu. Warto dodatkowo uwzględnić różnicę między fakturą utworzoną w systemie przedsiębiorstwa a dokumentem przyjętym przez KSeF. Samo wygenerowanie dokumentu nie znaczy jeszcze, że cały proces został zakończony. Po wysłaniu potrzebna jest informacja zwrotna, która umożliwia ustalić, czy faktura została przyjęta, czy wystąpił problem wymagający reakcji. W praktyce znaczenie mają także uprawnienia użytkowników i sposób uwierzytelniania, ponieważ nie każda osoba pracująca z dokumentami powinna posiadać identyczny zakres dostępu. Przy projektowaniu rozwiązania trzeba więc brać pod uwagę nie tylko wygodę pracy, niemniej jednak także istniejące zasady sprawdzeniu dokumentów i odpowiedzialność poszczególnych osób.

Istotnym elementem jest także obsługa faktur przychodzących. Dane pobierane z KSeF mogą być następnie wykorzystywane w systemie księgowym albo innym narzędziu, ale sposób ich dalszego przetwarzania zależy od przyjętej organizacji pracy. W niektórych firmach dokument po pobraniu trafia najpierw do weryfikacji, w innych może być kierowany bezpośrednio do określonego procesu księgowego. Różnice pojawiają się także przy fakturach korygujących, zakupach dokonywanych przez wiele działów czy dokumentach wymagających przypisania do konkretnego projektu. Dlatego integracja KSeF powinna uwzględniać rzeczywisty przepływ informacji, a nie tylko samą przepływ plików. Jeżeli już system nie przekazuje użytkownikowi czytelnych komunikatów o błędach albo statusach, część pracy i tak pozostaje wykonywana ręcznie. Z kolei zbyt szeroka automatyzacja może prowadzić do sytuacji, w której błędne dane zostaną przekazane dalej bez odpowiedniej sprawdzeniu.

Przed wdrożeniem warto rozważyć obecny sposób wystawiania i odbierania faktur oraz wskazać czynności, które mają zostać zautomatyzowane. Znaczenie ma także przygotowanie procedur na sytuacje nietypowe, ponieważ codzienna obsługa dokumentów nie za każdym razem przebiega według jednego schematu. Trzeba uwzględnić między innymi problemy z komunikacją systemów, odrzucenie dokumentu, ponowienie wysyłki czy konieczność ręcznej korekty danych. Przydatne jest także wcześniejsze sprawdzenie, czy używane oprogramowanie obsługuje wymagane formaty i mechanizmy komunikacji oraz czy jego konfiguracja odpowiada przyjętemu sposobowi pracy. W rezultacie techniczny zakres integracji powinien wynikać z procesów, które de facto występują w danej organizacji. Dzięki temu łatwiej określić, które działania mogą zostać zrobione w sposób automatyczny, a które wciąż powinny pozostać pod kontrolą pracownika.

Polecamy: KSeF API.