W codziennej pracy z dokumentami spore znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sposób ich budowy, niemniej jednak także późniejsze przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że potrzebny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę lub trafi do kilku folderów równocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie prostych zadań.

Program do zarządzania dokumentami umożliwia uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich dziedzinie a także stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Ważne jest prócz tego implementację struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Inaczej organizuje się dokumenty związane z obsługą klientów, a zupełnie inaczej umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt złożony podział może utrudniać odnalezienie informacji, jednak zbyt ogólny powoduje, że użytkownik musi przeglądać sporo niepowiązanych plików.

W praktyce administrowanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny zbudować spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany lub tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu albo przechowywania przez określony czas. Ważne jest postanowienie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad wręcz świetnie uporządkowane repozytorium z w pewnych przypadkach staje się skomplikowane w obsłudze. Kłopotem bywają też różnorodne wersje tego samego dokumentu. Jeżeli kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do wykorzystania nieaktualnych danych albo pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania przeróbek a także zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie szczególnie tam, gdzie tekst plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne albo realizację zobowiązań.

Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko samego skanowania, lecz także jakości plików i sposobności ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony lub nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, zwłaszcza w sytuacji dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ umożliwia szukanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może również wykorzystywać metadane, takie jak data stworzenia, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich prawidłowość ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. Jeżeli opisy są niepełne lub niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna podczas filtrowania. Powinno się też pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania sposobności odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.

Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów trzeba uwzględnić oczekiwania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji oraz okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Oczywiście nie każdy dokument można wyeliminować po zakończeniu bieżącej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie oznacza samoczynnie, że spełniono wszystkie obowiązki związane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych oraz sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W sytuacji dokumentacji zawierającej dane osobowe ważne jest ograniczenie dostępu do ludzi, którzy potrzebują tych informacji do wykonywania swoich zadań. Znaczenie ma też przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików lub odejścia pracownika odpowiedzialnego za określony obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań powinno uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane także po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.

Sprawdź również informacje na stronie: program do zarządzania dokumentami.