Prowadzenie działalności związanej z przygotowywaniem posiłków wymaga uwzględnienia wielu zasad dotyczących postępowania z żywnością. Nie chodzi jedynie o przestrzeganie kluczowych reguł higieny, ale również o kontrolowanie procesów, które zachodzą na zapleczu kuchennym i w pomieszczeniach magazynowych. Istotnym zagadnieniem jest tutaj identyfikacja zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych, mogących pojawić się na różnorakich etapach pracy.
System HACCP porządkuje te kwestie poprzez określenie konkretnych procedur, zasad kontroli a także sposobności reagowania na nieprawidłowości. W gastronomii znaczenie mają między innymi warunki transportu surowców, sposób rozmrażania produktów, obróbka termiczna oraz czas przechowywania gotowych potraw. Każdy z takowych procesów wymaga osobnego podejścia, ponieważ niedociągnięcia mogą wynikać z różnorakich przyczyn i wymagać odmiennych działań.
Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją trzeba dokładnie rozważyć wymianę żywności w zakładzie. W praktyce oznacza to sprawdzenie, gdzie trafiają dostawy, w jaki sposób są dzielone produkty, gdzie odbywa się ich obróbka i jak przebiega wydawanie posiłków. Wdrażanie HACCP powinno uwzględniać też codzienne ograniczenia organizacyjne (warto zobaczyć: wdrażanie haccp). Na przykład niewielka kuchnia może mieć ograniczoną liczbę stanowisk roboczych, co wpływa na kolejność wykonywania czynności i sposobność oddzielenia poszczególnych rodzajów towarów. W takim wypadku powinno się określić zasady korzystania z powierzchni i sprzętu, a także częstotliwość ich czyszczenia. Osobnej analizy wymagają dostawy, ponieważ sam termin przydatności do spożycia nie przesądza o stanie produktu. Znaczenie ma także temperatura w trakcie transportu, wygląd opakowania i warunki, w jakich surowiec zostaje przyjęty. Jeśli ukazują się wątpliwości, procedura powinna określać sposób postępowania z zakwestionowaną partią towaru.
W zwykłym funkcjonowaniu lokalu relacja gastronomia i HACCP obejmuje również podział odpowiedzialności między pracowników. Niektóre czynności mogą być wykonywane przez cały personel, inne wymagają przypisania dokładnie określonej osobie. Tyczy się to na przykład sprawdzania temperatury urządzeń chłodniczych, prowadzenia zapisów dotyczących mycia powierzchni czy kontrolowania warunków przechowywania towarów. Ważne jest postanowienie, kto dokonuje pomiaru, gdzie zapisuje wynik i komu zgłasza odchylenia od przyjętych wartości. W praktyce kłopotem bywają niekompletne rejestry, wpisy uzupełniane z opóźnieniem lub brak informacji o podjętych działaniach. Takie sytuacje utrudniają ocenę, czy procedury są w rzeczywistości realizowane. Dlatego dokumentacja powinna być możliwie prosta, a pracownicy muszą rozumieć, czemu służą poszczególne czynności. Zasady powinno się też uaktualniać po zmianach w wyposażeniu, sposobie przygotowywania potraw lub organizacji stanowisk.
Podczas opracowywania systemu na prawdę bardzo często wykorzystywane są wzory haccp, obejmujące przykładowe instrukcje, arkusze monitorowania i formularze rejestrów. Ich wykorzystanie wymaga natomiast sprawdzenia, czy odpowiadają warunkom konkretnego miejsca. Gotowy formularz może zawierać pola, które nie mają użycia w danym zakładzie, albo pomijać czynności istotne dla określonego rodzaju produkcji. Nie trzeba więc traktować przykładowych dokumentów jako kompletnego systemu, który można wdrożyć bez przekształceń. Szczególnej sugestie wymagają zapisy dotyczące temperatur, ponieważ powinny odnosić się do realnie wykorzystywanych urządzeń i przyjętych zasad przechowywania. Podobnie instrukcje mycia i dezynfekcji muszą uwzględniać rodzaj powierzchni, stosowane środki oraz sposób ich użycia zgodny z zaleceniami producenta. Dokumenty powinny być dostępne dla osób wykonujących opisane czynności, a ich treść musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy. W innym razie powstaje rozbieżność między formalnymi procedurami a praktyką, co utrudnia bieżącą kontrolę i ocenę funkcjonowania systemu.
Zobacz także: gastronomia.