W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z czasami pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu dokładnie sprecyzowanej sprawy, w szczególności gdy uczestniczyło w niej kilka osób.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami lub procesami. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak konsumenci będą odnajdywać informacje. Szukanie jedynie według nazwy pliku na prawdę często okazuje się niewystarczające, w szczególności gdy wiele dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, tj. numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Powinno się jednak ustalić, które informacje są faktycznie potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się również sposób postępowania z dokumentami, których nie da się dobitnie przypisać do istniejącej dziedzinie. Bez określonej procedury takie pliki często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi czas.

Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów stosowanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Administrowanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Należy uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami oraz aktualne terminy przechowywania. Np, zakończenie projektu nie za każdym razem znaczy, że wszystkie związane z nim materiały można od razu zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone uwagi lub trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie ma także możliwość późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej lub wcześniejszej wersji może być potrzebna dosłownie wtedy, gdy sprawa została formalnie zamknięta. Jeśli archiwizacja nie uwzględnia tych zależności, dokumenty pozostają dostępne, niemniej jednak ich znaczenie i kontekst mogą być trudne do ustalenia.

Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych na prawdę często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnych źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany oraz materiały otrzymane w formatach stosowanych wcześniej w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany także pod kątem obsługiwanych typów plików oraz sposobów zachowania ich priorytetowych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie za każdym razem wystarcza. Powinno się sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego treść można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W przypadku skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast a także kompletność stron. Jeżeli już archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki albo pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich przypadkach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy także ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów powinno się ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze błędy mogą pozostać niezauważone podczas masowego przetwarzania. Istotne jest również zachowanie powiązań między dokumentem głównym a jego załącznikami, by po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.

Na organizację dokumentacji wpływa a przy tym sposób współpracy między działami a także zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na początek obsługuje jeden zespół, może w późniejszym czasie wymagać przekazania innemu pracownikowi lub działowi. W tak zaistniałej okoliczności ważne staje się nie tylko udostępnienie pliku, lecz również przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych ustaleniach i dalszych działaniach. Należy określić, kto może edytować tekst dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto także uwzględnić sytuacje nietypowe, tj. zastępstwo podczas nieobecności pracownika albo konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być zgodne z wymogami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można przy tym pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu a także okresowe sprawdzanie sposobności odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Należy również uwzględnić przeróbkę formatów i narzędzi wykorzystywanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez wiele lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, ale taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści lub bardzo istotnych właściwości pliku.

Warto zobaczyć: program do zarządzania dokumentami.