Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja coraz częściej funkcjonuje równocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku kłopotem staje się nie tylko liczba odkładanych materiałów, niemniej jednak też zachowanie powiązań między nimi.

Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego tekst bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami umożliwia przypisywanie plików do określonych procesów a także przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie zaprojektowania i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania powinno się natomiast uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. Jeżeli już zapisanie dokumentu wymaga uzupełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje lub odkładać rejestrację na później. Zbyt prosty formularz również ma ograniczenia, ponieważ nie pozwala odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien zatem odpowiadać prawdziwym potrzebom, a nie wyłącznie założeniom przyjętym na etapie projektowania.

Ważną częścią organizacji dokumentacji jest zobowiązanie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia decyzji. Na każdym z owych etapów mogą pojawić się poprawki, sugestie albo dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną albo nie zauważyć przekształceń wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Administrowanie dokumentami i archiwizacja powinny więc uwzględniać historię modyfikacji, status dokumentu oraz zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest również określenie, które czynności wymagają zgody i kiedy należy ponownie skierować plik do sprawdzenia. Nie każdy dokument musi przechodzić przez identyczny proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać jedynie zapisania, w trakcie gdy umowa lub dokument finansowy może podlegać kilku etapom sprawdzeniu. Rozróżnienie tych przypadków daje możliwość uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Powinno się też pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.

Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez wiele lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z czasem staje się trudniejsza, a także dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska należy sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów a także umożliwiać wyszukiwanie na podstawie opisów lub treści plików. Efekt wyszukiwania zależy jednakże od jakości danych wejściowych. Jeżeli już data została błędnie przypisana lub numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście rezultatów. W sytuacji skanów znaczenie ma też jakość obrazu a także poprawność rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie za każdym razem da się przeanalizować właściwie każdy plik ręcznie, dlatego zakres kontroli warto ustalić na podstawie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Trzeba również rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.

Na organizację elektronicznego archiwum wpływają również zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji oprócz miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików oraz używanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnorakich warunkach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a równocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z kategorii danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może wyłącznie odczytać dokument, czy także go zmienić, pobrać albo przekazać dalej. Na prawdę istotna jest również procedura odbierania dostępu po zmianie obowiązków albo zakończeniu współpracy. Następnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane jedynie dlatego, że przestały być potrzebne w aktualnej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym lub wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających kontroli. Potrzebne są zatem reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia oraz postępowanie w razie sporu lub obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu należy także uwzględnić kopie zapasowe, możliwość odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki nadal są dostępne w czytelnej postaci.

Źródło: rejestracja czasu pracy pracownika.