Zmiana sposobu przekazywania faktur do centralnego systemu wymaga spojrzenia na cały proces ich wystawiania i odbierania. W praktyce faktura jest zwykle tylko jednym z elementów większego obiegu, w którym uczestniczą dane kontrahenta, zamówienie, sprzedaż, magazyn, księgowość oraz archiwizacja dokumentów. Z tego powodu integracja KSeF może dotknąć kilku wycinków jednocześnie, wręcz jeśli na początku planowane jest tylko automatyczne wysyłanie faktur.

W szczególności istotne jest uwarunkowanie, z którego kodu mają pochodzić dane przekazywane do systemu oraz gdzie ma być zapisywana informacja o wyniku operacji. Jeżeli faktury są wystawiane w więcej niż jednym miejscu, dochodzi dodatkowe zagadnienie powiązane z ujednoliceniem sposobu ich obsługi. W takiej sytuacji warto przedtem ustalić, czy wszystkie źródła danych działają według tych samych zasad. Różnice, które przy ręcznej pracy były wychwytywane przez pracowników, po częściowej automatyzacji mogą stać się źródłem powtarzających się błędów.

Jednym z mniej oczywistych elementów jest obsługa numeracji i identyfikacji dokumentów. Wewnętrzny numer faktury może być potrzebny do znalezienia dokumentu w programie księgowym, jednakże system zewnętrzny może posługiwać się innymi informacjami dotyczącymi danego dokumentu. W codziennej pracy ważne jest, by użytkownik potrafił powiązać te dane bez dodatkowego przeszukiwania kilku aplikacji. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy należy sprawdzić konkretną fakturę po kilku tygodniach albo miesiącach. Integracja z KSeF powinna zatem uwzględniać nie tylko przekazanie treści dokumentu, ale też sposób zapisu informacji potrzebnych do jego późniejszego odnalezienia. Przy większej liczbie faktur ręczne porównywanie numerów i statusów może stać się osobnym misją. Warto też pamiętać, że dokumenty nie zawsze przechodzą przez proces w tożsamy sposób. Korekta, ponowna próba przekazania czy ręczna zmiana danych może sprawić, że standardowy schemat przestaje wystarczać.

Osobnego sprawdzenia wymaga sposób działania systemów w sytuacji błędów. Podczas testów łatwo skupić się na poprawnym scenariuszu, czyli utworzeniu faktury, przekazaniu jej i zapisaniu odpowiedzi. W rzeczywistej pracy pojawiają się natomiast sytuacje, w których dane są niekompletne, użytkownik zmieni dokument w nieodpowiednim momencie albo komunikacja między systemami zostanie przerwana. Wówczas ważne staje się uwarunkowanie, co dzieje się z dokumentem po wystąpieniu kłopotu. Nie powinien on zniknąć z procesu ani pozostawić użytkownika bez informacji o następnym działaniu. Jednocześnie automatyczne ponawianie każdej nieudanej operacji nie za każdym razem jest odpowiednim rozstrzygnięciem. O ile przyczyną jest błąd danych, kolejne próby nie zmienią wyniku. Z kolei przy krótkotrwałym problemie technicznym ponowienie może być obsługiwane według innego schematu. Takie rozróżnienie należy uwzględnić w trakcie ustalania zasad działania integracji, ponieważ wpływa ono wprost na późniejszą pracę osób zajmujących się fakturami.

Znaczenie ma także przygotowanie użytkowników do pracy z nowym obiegiem dokumentów. Wręcz świetnie skonfigurowane systemy nie eliminują potrzeby podejmowania wyborów w niekonwencjonalnych przypadkach. Pracownik powinien wiedzieć, gdzie sprawdzić status faktury, jak rozpoznać dokument wymagający dodatkowej sprawdzeniu oraz co zrobić, gdy dane zapisane w jednym systemie nie odpowiadają informacjom w innym. Warto co więcej ograniczyć liczbę miejsc, w których trzeba szukać tych samych informacji. Jeżeli status dokumentu znajduje się w jednym programie, a komunikat o błędzie w drugim, obsługa może stać się bardziej skomplikowana, mimo że sama wymiana danych funkcjonuje prawidłowo. Integracja KSeF jest zatem też kwestią organizacji pracy i ustalenia odpowiedzialności za poszczególne etapy. Dopiero prześledzenie rzeczywistych czynności wykonywanych przez użytkowników daje możliwość zauważyć, które elementy można połączyć, które powinny pozostać pod kontrolą człowieka a także gdzie potrzebne są dodatkowe reguły dla dokumentów odbiegających od typowego schematu.

Polecamy: KSeF API integracja.