Sposób wykorzystania budynku na prawdę bardzo często zmienia się szybciej, niż zakładano na początku inwestycji. Ukazują się nowe urządzenia, zmienia się układ stanowisk, a pomieszczenia otrzymują inne funkcje. Z tego powodu już na etapie przygotowywania dokumentacji warto przemyśleć nie tylko aktualne potrzeby, lecz też te elementy, które mogą mieć znaczenie w kolejnych latach.

Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych wymaga w tym przypadku uwzględnienia wielu współzależności. Liczy się rozmieszczenie odbiorników, sposób prowadzenia przewodów, dostęp do urządzeń oraz sposobności utworzenia późniejszych zmian. Zbyt dokładne planowanie pod obecne wyposażenie też może być problemem, jeżeli już założenia szybko się zdezaktualizują. W praktyce trzeba więc wyszukać rozwiązanie pośrednie, czyli przewidzieć najbardziej prawdopodobne kierunki modyfikacji bez niepotrzebnego rozbudowywania całej infrastruktury.

Na decyzje projektowe wpływa również rodzaj materiałów i sposób ich prowadzenia. Przewody mogą być umieszczane w ścianach, przestrzeniach instalacyjnych, kanałach, korytach czy innych przygotowanych trasach. Właściwie każde z owych rozwiązań ma swoje ograniczenia. Znaczenie ma dostępna przestrzeń, liczba przewodów, sposobność ich późniejszego rozdzielenia oraz warunki panujące w miejscu prowadzenia instalacji. Przy większej liczbie kabli samo znalezienie wolnej przestrzeni nie zawsze wystarcza. Powinno się jeszcze przewidzieć sposób ich ułożenia i późniejszego dostępu. W praktyce kłopoty ukazują się wówczas, gdy kilka systemów zostało zaplanowanych niezależnie, a ich trasy spotykają się w jednym, ograniczonym miejscu. Wówczas niezbędne może być przesunięcie punktów, zmiana przebiegu trasy lub przeorganizowanie sposobu prowadzenia przewodów. Takie decyzje wpływają na kolejne etapy robót, dlatego koordynacja różnych instalacji ma znaczenie już w trakcie budowy dokumentacji.

Ważną kwestią jest także dopasowanie instalacji do charakteru pomieszczeń. W przestrzeni biurowej ważne mogą być punkty zasilania i transmisji danych przy stanowiskach pracy, jednakże w pomieszczeniach technicznych większą rolę odgrywają urządzenia sterujące, zasilające i komunikacyjne. Z kolei miejsca, w których przewiduje się przeróbkę aranżacji, wymagają nieco innego podejścia. Nie zawsze da się przewidzieć dokładne położenie każdego urządzenia, dlatego część punktów może wymagać pozostawienia pewnej elastyczności. Dotyczy to też instalacji teletechnicznych, gdzie lokalizacja urządzenia końcowego może zostać zmieniona wraz z układem wyposażenia. Z praktycznego punktu widzenia istotne jest, aby punkt nie tylko znajdował się na właściwej ścianie, niemniej jednak też był dostępny po zamontowaniu mebli i innych elementów. Dopiero wtedy można oszacować, czy przyjęte rozwiązanie odpowiada rzeczywistemu sposobowi korzystania z pomieszczenia.

Na finalny kształt dokumentacji wpływają też informacje pojawiające się podczas realizacji. Projekt może zakładać konkretny przebieg trasy, ale wykonanie natrafia na detal konstrukcyjny, edycję wysokości zabudowy lub inną instalację, której nie można było uwzględnić w pierwotnym układzie. W takich sytuacjach zmiana jest czasami konieczna, lecz nie powinna być traktowana jako oderwana od pozostałej części instalacji. Przesunięcie przewodu może zmienić jego długość, miejsce zakończenia lub sposób dojścia do urządzenia. Przy większym obiekcie wręcz niewielkie modyfikacje mogą się kumulować. Dlatego ważne jest, aby po zakończeniu prac dokumentacja uwzględniała faktyczny przebieg instalacji, a nie tylko pierwotny projekt. Ma to znaczenie przy późniejszym wierceniu, przebudowie wnętrz, wymianie urządzeń a także rozbudowie poszczególnych systemów, kiedy znajomość rzeczywistego układu przewodów staje się praktyczną informacją potrzebną do zaplanowania kolejnych prac.

Zobacz: projektant systemów ppoż.