Sporo informacji przekazywanych podczas rozmów ma znaczenie przede wszystkim w chwili, gdy padają dokładnie sprecyzowane słowa. Po pewnym czasie pamięć uczestników może być niepełna, a ponowne odsłuchiwanie długiego pliku często utrudnia szybkie odnalezienie potrzebnego fragmentu. Z tego powodu przygotowywana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści wypowiadanej w materiale audio albo wideo do formy pisemnej.

W zależności od rodzaju nagrania zapis może dotyczyć jednej osoby albo wieloosobowej rozmowy, a trudność pracy zmienia się wraz z jakością dźwięku. Całkiem inaczej wygląda materiał z wyraźną wymową i jednym rozmówcą, a zupełnie inaczej spotkanie, podczas którego głosy nakładają się na siebie. Znaczenie mają także pauzy, urwane zdania, powtórzenia i fragmenty wypowiadane niewyraźnie (zobacz więcej: transkrypcje cennik). W takich przypadkach nie należy w sposób automatyczny zastępować niezrozumiałych słów własną interpretacją, ponieważ wręcz niewielka zmiana może wpłynąć na sens całej wypowiedzi.

Szczególnego znaczenia nabiera zapis materiału, który ma zostać użyty w sprawie formalnej. Transkrypcja do sądu powinna być przygotowywana z uwzględnieniem charakteru nagrania a także celu, któremu ma służyć dokument. Istotne może być dokładne wskazanie rozmówców, zachowanie kolejności wypowiedzi oraz możliwość odnalezienia konkretnego miejsca w materiale źródłowym. Przy dłuższych nagraniach pomocne są oznaczenia czasu, ponieważ pozwalają sprawdzić, z jakiego fragmentu pochodzi dana część zapisu. Nie zawsze prawidłowe jest też poprawianie języka osób mówiących. Wypowiedzi ustne różnią się od tekstu pisanego, dlatego występują w nich niedociągnięcia, powtórzenia czy zdania rozpoczęte i niedokończone. Ich nadmierne wygładzanie może spowodować, że dokument przestanie wiernie przedstawiać przebieg rozmowy. Sposób opracowania powinien więc wynikać z tego, czego wymaga dokładnie sprecyzowane przeznaczenie materiału.

W praktyce na prawdę dużo czasu może zająć nie samo wpisywanie słów, lecz rozstrzyganie miejsc problematycznych. Wartościowy stenogram nie powinien opierać się na zgadywaniu, gdy nagranie nie daje możliwość jednoznacznie ustalić wypowiedzi. Szum uliczny, odgłosy urządzeń, rozmowy prowadzone w tle czy duża odległość od mikrofonu umieją sprawić, że pojedyncze słowo staje się skomplikowane do rozpoznania. Jeszcze większym wyzwaniem są sytuacje, w których rozmówcy mówią równocześnie. Wtedy niezbędne może być wielokrotne odsłuchanie krótkiego fragmentu i ranking go z kontekstem całej rozmowy. Kontekst pomaga zrozumieć wypowiedź, ale nie powinien być traktowany jako podstawa do dopisywania treści, której de fakto nie słychać. W dokumentach o charakterze formalnym zwłaszcza ważne jest rozdzielenie tego, co wynika wprost z nagrania, od tego, co mogłoby być wyłącznie domysłem osoby wykonującej zapis.

Znaczenie ma również sposób przygotowania materiału przed rozpoczęciem pracy. Oryginalne nagranie powinno pozostać dostępne, ponieważ zapis tekstowy nie zastępuje źródła i w razie konieczności może wymagać porównania z konkretnym fragmentem audio albo wideo. Przydatne okazuje się także zachowanie jednolitego sposobu oznaczania osób, czasu oraz fragmentów, których nie można z dużą uwagą odczytać. W przypadku kilku godzin materiału warto zwracać uwagę na ciągłość zapisu, ponieważ zmiana oznaczenia jednego rozmówcy może w późniejszym czasie utrudnić interpretację całego dokumentu. Na prawdę istotna jest także jakość samego pliku. Kompresja, bardzo cichy dźwięk albo nagranie zrobione z sporej odległości mogą ograniczać dokładność zapisu niezależnie od sposobu jego opracowania. Dlatego przy ocenie gotowego dokumentu trzeba brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie formę tekstu, lecz również możliwości i ograniczenia materiału, z którego został on sporządzony.

Sprawdź tutaj: transkrypcje nagrań.