Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko na osoby zajmujące się księgowością, ale również na pracowników dystrybucji, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana albo przekazana do dalszej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, trafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać określony status.

W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym zadaniem technicznym. Znaczenie ma głównie to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. Jeśli te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych albo ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności bardzo szybko zaczynają zajmować sporą część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.

Przy planowaniu połączenia systemów warto rozpocząć od ustalenia, gdzie w rzeczywistości powstają dane dotyczące faktury. Nie za każdym razem jest to program księgowy. Są przypadki w których dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszy czasszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane bezpośrednio przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Ważne jest również określenie, które informacje mają być pobierane w sposób automatyczny, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt mały zakres automatyzacji oznacza konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, jednak zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce szczególną uwagę trzeba zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane lub nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje kłopotu, o ile nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.

Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko i wyłącznie możliwość pobrania faktury, lecz także jej dalsze przypisanie do dobrego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem lub przekazania do księgowania. Jeśli integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania wciąż muszą być zrobione w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto analizować całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto również przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać w sposób automatyczny przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada prawdziwym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej decyzji niezależnie od stopnia automatyzacji.

Znaczenie ma też sposób informowania użytkowników o przebiegu konwersji danych. Pracownik powinien wiedzieć, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania oraz gdzie wyszukać informację o występującym problemie. Bez przejrzystych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy lub ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba zatem brać pod uwagę również monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Istotne pozostają prócz tego uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu a także możliwość ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów pozwala ocenić, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu stosowanych narzędzi z KSeF.

Zobacz: integracja KSeF API.