Wiele materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które niełatwo prześledzić bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Dotyczy to w głównej mierze rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy różnego rodzaju zapisów ustnych. Samo nagranie umożliwia odtworzyć przebieg wydarzeń, jednak przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.

Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W współzależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi albo zostać delikatnie uporządkowany pod kątem czytelności.

Podczas pracy z nagraniami często ukazują się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie właściwie każde nagranie jest takie proste do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących jednocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce ważne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można jednoznacznie rozpoznać (sprawdź również informacje na stronie: transkrypcja cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na bazie własnych przypuszczeń może prowadzić do przekształceń w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego rodzaju używa się odpowiednie oznaczenia lub pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.

Szczególne oczekiwania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne przedstawienie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników oraz zachować ich kolejność. W tak zaistniałej okoliczności istotne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, niemniej jednak także wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są trudne do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia sugestie na szczegóły, ponieważ nawet niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą mieć znaczenie przy późniejszej analizie materiału.

Stenogramy znajdują użycie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na podstawie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń lub innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu zależy od jego przeznaczenia oraz oczekiwań dotyczących szczegółowości. Całkiem inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a przeciwnie materiał, w którym na prawdę istotna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Finalny kształt takiego zapisu wynika przede wszystkim z kategorii nagrania, jego jakości oraz celu, dla którego jest przygotowywany.

Zobacz więcej: transkrypcja nagrań.