Sporo materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które niełatwo analizować bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Tyczy się to między innymi rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy rozmaite zapisów ustnych. Samo nagranie daje możliwość odtworzyć przebieg wydarzeń, natomiast przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.

Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W współzależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi albo zostać delikatnie uporządkowany pod kątem czytelności.

Podczas pracy z nagraniami na prawdę często ukazują się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie właściwie każde nagranie jest łatwe do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących jednocześnie lub dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce ważne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można jednoznacznie rozpoznać (zobacz także: transkrypcje cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na bazie własnych przypuszczeń może prowadzić do przeróbek w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego typu wykorzystuje się odpowiednie oznaczenia lub pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.

Szczególne oczekiwania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne przedstawienie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników a także zachować ich kolejność. W tak zaistniałej okoliczności istotne mogą być nie tylko same słowa, ale również wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są trudne do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia uwagi na szczegóły, ponieważ dosłownie niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą mieć znaczenie przy późniejszej analizie materiału.

Stenogramy znajdują zastosowanie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na bazie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń lub innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu zależy od jego przeznaczenia oraz oczekiwań dotyczących szczegółowości. Zupełnie inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a inaczej materiał, w którym ważna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Ostateczny kształt takiego zapisu wynika przede wszystkim z działu nagrania, jego jakości oraz celu, dla którego jest przygotowywany.

Źródło informacji: transkrypcja do sądu.